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孙块02F 二、会计电算化软件维护管理制度
为了保障公司会计软件的正常运行，加强会计软件的管理，特制定本制度。
软件配备
会计核算软件是用于完成会计业务处理的软件及其有关资料。按照分步实施的方针，财务部门可以根据公司具体情况从核算、管理和决策支持三个阶段来配备相应软件。
维护管理
①会计软件的维护是指保证会计软件原设计功能的正常实现所能实施的程序修正，会计软件参数调整和会计数据的更正与恢复等工作。由于财务部门应用商品软件，程序修正和会计软件参数的调整一般由供应单位实施。会计数据的更正与恢复一般由系统维护人员负责，其他操作人员一律不得进行维护操作，维护人员实施数据更正与恢复必须作好详细记录。
②程序修正与会计软件数据调整手续：
a．操作使用人员在实际工作中发现所使用财务软件的原设计功能未正常实现时，立即作详细记录后报告系统管理员。
b．系统管理员对财务软件供应商提出程序修改和会计软件参数调整要求。
c．财务部门在收到财务软件供应商修正程序或调整参数后的正确软件时，应由系统管理员进行安装和运行，测试后才能交操作使用人员运行。
③会计数据的修正与恢复：
a．会计数据的修正与恢复操作必须由系统维护人员或财务软件供应商的专业维护人员负责，其他操作人员均不得进行维护操作。
b．由于凭证填制或录入错误而导致会计账簿数据的错误只能通过凭证更正方法进行数据的修正，不得通过维护操作给予修正。
c．下述情况维护人员才能实施数据修正操作：未录入年初余额或年初余额未平但已记账；记账时中断；错误操作引起的数据错误。
d．一般情况下不允许实施数据恢复操作,只有当硬盘数据已被破坏,并无法修正或更换硬件设备时才能实施数据恢复操作。
e．数据修正与恢复的程序：系统管理员对维护人员提出数据修改和恢复要求。系统维护人员在系统管理员或会计主管人员的指导下修正或恢复会计数据。系统管理员对检查修正或恢复后的数据，确定准确无误后通知操作使用人员。
④会计软件的管理：
a.财务部在获得会计软件后必须作好多套软盘备份，并分别崐、存放在档案室，机房和财务人员办公室的专用铁框内，存放在其他两处的备份软件由数据管理员统一保管。
c.用于操作的会计软件必须安装在计算机硬盘上，一般情况下不得重新安装。
安全保护
①财务部门必须加强会计软件、会计数据的安全与保护工作。
②操作人员运行的会计软件必须是经过编译的程序，会计数据文件的子目录必须以隐藏方式设置。
③应根据软件提供的功能和工作需要放置操作人员的操作权限和密码，操作人员必须对自己的操作密码严格保密，不得泄露。
孙块03F 一、总 则
制订目的 为规范会计核算软件的合理应用，保证会计核算软件的总体质量，根据有关法律法规的规定，特制定本规范。
内容解释 对本规范中所涉及内容做如下解释：
①会计核算软件，是指专门用于会计核算工作的电子计算机应用软件，包括采用各种计算机语言编制的用于会计核算工作的计算机程序。
②会计核算软件基础功能，是指会计核算软件必须具备的功能和完成这些功能的基本步骤。
③会计核算软件的功能模块，是指会计核算软件中具备相对独立地完成会计数据输入、处理和输出功能的各个部分。
④除特别指出的外，均指采用借贷记账法。
⑤记账凭证及原始凭证修改、审核和查询的功能，均指对输入计算机的机内记账凭证及原始凭证的修改、审核和查询。
软件要求 西星会计电算软件应符合下列要求：
①会计核算软件设计应当符合有关法律、法规及规章的规定，确保会计数据合法、真实、准确、完整，有利于提高会计核算的工作效率。
②会计核算软件应当按照有关统一会计制度的规定划分会计期间，分期结算账目和编制会计报表。会计核算软件可根据需要同时具有提供按照其他会计年度生成参考性会计资料的功能。
③会计核算软件中的文字输入、屏幕提示和打印输出必须采用本国文字，可同时外文对照。
④会计核算软件在设计性能允许使用的范围内，不得出现由于自身原因而造成死机或者非正常退出等情况。
孙块04F 二、数据输入
输入形式 会计核算软件的会计数据输入采用键盘手工输入、软盘输入和网络传输等几种形式。
初始功能 会计核算软件具备的初始化功能，主要应当包括下列内容：
①输入会计核算所必需的期初数字及有关资料，包括：总分类会计科目和明细分类会计科目名称、编号、年初数、累计发生额及有关数量指标等。
②输入需要在本期进行对账的未达账项。
③选择会计核算方法，其中包括：记账方法、固定资产折旧方法、存货计价方法及成本核算方法等。
④定义自动转账凭证（包括会计制度允许的自动冲回凭证等）。
⑤输入操作人员岗位分工情况，包括：操作人员姓名、操作权限、操作密码等。
⑥上述初始化功能亦可在程序中加以固定。
校验功能 初始化功能运行结束后，会计核算软件须提供必要的方法对初始化数据进行正确性校验。
符合法规 会计核算软件中采用的总分类会计科目名称、编号方法，须符合统一会计制度规定。会计核算软件应提供打印输出记账凭证的功能，输入项目包括：填制凭证日期、凭证编号、经济业务内容摘要、会计科目或编号、金额等。输入的记账凭证的格式和各类应符合统一会计制度的规定。
编号功能 记账凭证的编号可由手工输入，也可以由会计核算软件自动生成。会计核算软件应当对记账凭证编号的连续性进行控制。
提示功能 在输入记账凭证过程中，会计核算软件必须提供下列提示功能：
①正在输入的记账凭证编号是否与已输入的机内记账凭证编号重复。
②以编号形式输入会计科目的，应当提示该编号所对应的会计科目名称。
③正在输入的记账凭证中的会计科目借贷双方金额不平衡，或没有输入金额时，应予提示并拒绝执行。
④正在输入的记账凭证有借方会计科目而无贷方会计科目或者有贷方会计科目无借方会计科目的，应予提示并拒绝执行。
⑤正在输入的收款凭证借方科目不是“现金”或“银行存款”科目的、付款凭证贷方科目不是“现金”或“银行存款”科目的，应予提示并拒绝执行。
修改功能 会计核算软件应提供对已经输入但未登记会计账簿的机内记账凭证（不包括会计核算软件自动产生的机内记账凭证）进行修改的功能，在修改过程中，应同样给出上述的各项提示。
审核功能 会计核算软件应提供对已经输入但未登记账凭证的审核功能。审核通过后，不能再提供对机内凭证的修改。会计核算软件应提供对审核功能与输入、修改功能的使用权限控制。
更正功能 发现已经输入并审核通过或者登账的记账凭证出现错误的，可采用红字凭证冲销法或者补充凭证法进行更正。记账凭证输入时，红字可用“—”或者其他标记表示。
凭证处理 会计核算软件对需要输入的原始凭证，应提供下列方法处理：
①输入记账凭证的同时，输入相应原始凭证。输入的有关原始凭证汇总金额与输入的记账凭证相应金额不等，软件应自动给予提示并拒绝通过。在对已经输入的记账凭证通过审核或登账后，对输入的相应原始凭证不能直接进行修改。
②记账凭证未输入前，直接输入原始凭证，由会计核算软件自动生成记账凭证。会计核算软件应提供对已经输入但未予审核的原始凭证进行修改和审核的功能。审核通过后，即可生成相应的记账凭证。记账凭证审核通过或登账后，对输入的相应的原始凭证不能直接进行修改。
③在已经输入的原始凭证审核通过或者相应记账凭证审核通过或者登账后，原始凭证确需修改，会计核算软件在留有痕迹的前提下，可提供修改和对修改后的机内原始凭证与相应记账凭证是否相符进行校验的功能。
凭证项目 会计核算软件提供的原始凭证输入项目应该齐全，主要项目有：填制凭证日期、填制凭证单位或填制人姓名、接受凭证单位名称、经济业务内容、数量、单价和金额等。
数据连接 会计核算软件一个功能模块中的所需数据，可根据需要从另一个功能模块中取得，也可以根据另一功能模块中的数据生成。
外币处理 适用于外国货币的核算软件还可以在初始化功能中提供输入有关外国货币凭证的功能。通用会计核算软件还可以在初始化功能中提[你阅读的文章来自：126范文网www.126fw.com]供选择记账本位币的功能。采用统账制核算外国货币的会计核算软件，应提供在当期外国货币业务发生期初和业务发生时，输入期初和当时的外汇牌价的功能。记账凭证中外国货币金额输入后，会计核算软件应当立即自动折合为记账本位币金额。
孙块05F 三、会计数据处理
登账功能 会计核算软件应当提供根据审核通过的机内记账凭证及所附原始凭证登记账簿的功能。在计算机中，账簿文件或数据库可设置一个或者多个。
①根据审核通过的机内记账凭证或计算机自动生成的记账凭证或记账凭证汇总表登记总分类账；
②根据审核通过的机内记账和相应的机内原始凭证登记明细分类账。
③总分类账和明细分类账可以同时登记或者分别登记，可在同一个功能模块中登记或者在不同功能模块中登记。
④会计核算软件可以提供机内会计凭证审核，通过后直接登账或成批登账的功能。
⑤机内总分类账和明细分类账进行登记时，应计算出各会计科目的发生额和余额。
对账功能 会计核算软件应提供自动进行银行对账功能，并能根据机内银行存款日记账与输入的银行对账单及适当的手工辅助，自动生成银行存款余额调节表。
核算方法 会计核算软件应当同时提供统一会计制度允许使用的多种会计核算方法，以供用户选择。会计核算软件对会计核算方法的更改过程，在计算机上应有相应的记录。
自编报表 会计核算软件应提供符合统一会计制度规定的自动编制会计报表的功能。会计核算软件应提供会计报表的自定义功能，包括定义会计报表的格式、项目、各项目的数据来源、表内和表间的数据运算和核对关系等。
结账功能 会计核算软件应当提供机内会计数据按照规定的会计期间进行结账的功能。结账前，会计核算软件应自动检查本期输入的会计凭证是否已全部登记入账，全部登记入账后才能进行结账。
①机内总分类账和明细分类账可同时结账，也可采取处理有明细分类账的功能模块先结账、处理总分类账的功能模块后结账。
②机内总分类账结账时，应当与机内明细分类账进行核对，若有不一致的情况出现，则总分类账不能结账。
③结账后，上一会计期间的会计凭证不能再输入，下一个会计期间的会计凭证才能输入。
延续功能 会计核算软件应提供如下功能：在本会计年度结束，有一部分转账凭证需要延续至下一会计年度第一个月（或者第一个季度）进行处理，而没有结账的情况下，仍可继续输入下一会计年度第一个月（或者第一个季度）会计凭证。
孙块06F 四、会计数据输出
查询功能
会计核算软件应提供对机内会计数据的查询功能，具体如下：
①查询机内总分类会计科目和明细分类会计科目的名称、编号、年初余额、期初余额、累计发生额、本期发生额和余额等项目。
②查询本期已经输入并登账和未登账的机内记账凭证、原始凭证。
③查询机内本期和以前各期的总分类账和明细分类账簿。
④查询往来账款项目的结算情况。
⑤查询到期票据的结算情况。
⑥查询出来的机内数据如果已经结账，屏幕显示应给予提示。
输出功能
①会计核算软件应提供机内原始凭证的打印输出功能，打印输出原始凭证的格式和内容应符合国家统一会计制度规定。
②会计核算软件必须提供会计账簿、会计报表的打印输出功能，打印输出的会计账簿、会计报表的格式以及内容应符合国家统一会计制度的规定。
a．提供日记账的打印输出功能。
b．提供三栏账、多栏账、数量金额账等各种会计账簿的打印输出功能。
c．在机内总分类账和明细账的直接登账依据完全相同的情况下，总分类账可以用总分类账户本期发生额对照表替代。
d．在保证会计账簿清晰的条件下，计算机打印输出的会计账簿中的表格线条可以适当减少。
e．提供机内会计账簿的满页打印输出功能。
f．打印输出的机内会计账簿、会计报表，若是根据已结账数据生成的，则应当在打印输出的会计账簿、会计报表上打印一个特殊标记，以示区别。
保护功能
根据会计凭证和据以登记的相应账簿生成的各种机内会计报表数据，会计核算软件不能提供直接修改功能。
备份功能
会计年度终了进行结账时，会计核算软件应提供相应的在数据磁带、可装卸硬磁盘或软磁盘等存储介质上的强制备份功能。
孙块07F 五、会计数据安全
权限控制 会计核算软件应具有按照初始化功能中的设定，以防止非指定人员擅自使用的功能和对指定操作人员实行使用权限控制的功能。
提示保持 会计核算软件如遇以下情况，应予以提示，并保持程序正常运行：
①会计核算软件在执行备份功能时，存储介质无存储空间、数据磁带或者软磁盘插入、软磁盘贴有写保住标签。
②会计核算软件执行打印时，打印机未联或未打开电源开关。
③会计核算软件操作过程中，输入了与软件当前要求输入项目不相关的数字或字符。
保护数据 对存储在磁性介质或者其他介质上的程序文件和相应的数据文件，会计核算软件应有必要的加密或其他保护措施，以防被非法篡改。一旦发现程序文件被非法篡改，应能够利用标准程序和备份数据，恢复会计核算软件的运行。
恢复数据 会计核算软件应具有在计算机发生故障或由于强行关机及其他原因等引起的内存和外存会计数据被破坏的情况下，利用现有数据恢复到最近状态的功能。
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